Cara menggunakan dasar pengekalan peti mel kongsi dalam Office 365

Dalam hal memastikan data anda selamat dan terjamin, salah satu perkara terbaik yang boleh anda lakukan ialah menggunakan dasar pengekalan peti mel kongsi dalam Office 365. Ini akan membantu memastikan data anda dilindungi dengan betul dan anda sentiasa boleh mengaksesnya apabila anda memerlukannya. kepada. Terdapat beberapa cara berbeza untuk menyediakan dasar pengekalan peti mel kongsi, tetapi perkara yang paling penting ialah memastikan anda memahami pilihan dan cara ia berfungsi. Salah satu perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah memutuskan jenis data yang anda ingin simpan dan berapa lama. Terdapat dua jenis data utama yang boleh anda simpan: mesej dan item. Mesej ialah jenis data yang paling biasa yang ingin disimpan oleh orang ramai. Anda boleh menyimpan mesej untuk tempoh masa yang ditetapkan, atau anda boleh menyimpannya selama-lamanya. Item adalah kurang biasa, tetapi ia boleh menjadi sama penting. Item termasuk perkara seperti senarai kenalan, item kalendar dan tugasan. Anda boleh menyimpan item untuk tempoh masa yang ditetapkan, atau anda boleh menyimpannya selama-lamanya. Setelah anda mengetahui jenis data yang ingin anda simpan, anda perlu memutuskan berapa lama anda ingin menyimpannya. Terdapat tiga pilihan utama: 1. Simpan untuk tempoh masa yang ditetapkan 2. Simpan selama-lamanya 3. Padam selepas tempoh masa yang ditetapkan Setiap pilihan mempunyai kelebihan dan kekurangannya sendiri, jadi anda perlu menimbangnya dengan teliti sebelum membuat keputusan. Setelah anda mengetahui jenis data yang anda ingin simpan dan berapa lama, anda perlu menyediakan dasar pengekalan anda. Terdapat beberapa cara yang berbeza untuk melakukan ini, tetapi perkara yang paling penting ialah memastikan anda memahami pilihan dan cara ia berfungsi. Salah satu cara terbaik untuk menyediakan dasar pengekalan ialah menggunakan pilihan terbina dalam dalam Office 365. Untuk melakukan ini, pergi ke pusat pentadbir Office 365 dan klik pada tab 'Pematuhan'. Dari sana, anda akan melihat senarai pilihan pematuhan. Tatal ke bawah ke bahagian 'Pengekalan' dan klik pada pautan 'Tambah dasar pengekalan'. Ini akan membawa anda ke wizard dasar pengekalan. Perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah memberi nama kepada polisi anda. Kemudian, anda perlu memilih jenis data yang anda ingin simpan dan untuk tempoh berapa lama. Anda juga boleh memilih untuk menggunakan dasar kepada semua pengguna atau hanya pengguna tertentu. Setelah anda membuat pilihan anda, klik pada butang 'Simpan'. Dasar anda kini akan digunakan pada semua pengguna yang anda pilih. Jika anda ingin menggunakan dasar tersebut kepada pengguna tertentu sahaja, anda boleh melakukannya dengan pergi ke tab 'Pematuhan' dalam pusat pentadbiran Office 365 dan mengklik pada pautan 'Pengekalan'. Dari situ, anda akan melihat senarai semua dasar pengekalan yang telah dibuat. Cari dasar yang anda mahu gunakan kepada pengguna tertentu dan klik pada pautan 'Edit'. Tatal ke bawah ke bahagian 'Skop' dan klik pada pautan 'Tambah pengguna'. Dari sana, anda boleh memilih pengguna tertentu yang anda mahu gunakan dasar itu. Setelah anda membuat pilihan anda, klik pada butang 'Simpan'. Dasar anda kini akan digunakan pada pengguna tertentu yang anda pilih.

Kalau nak tahu cara menggunakan dasar pengekalan peti mel kongsi dalam Office 365, kemudian baca siaran ini. Dasar pengekalan ialah koleksi tag simpanan yang menentukan cara folder dan item individu (seperti e-mel dan mel suara) disimpan peti mel am dalam Office 365 sebelum ia diarkibkan atau dipadamkan secara kekal. Banyak organisasi perniagaan perlu menyimpan kandungan peti mel mereka secara proaktif atas sebab pematuhan. Dasar pengekalan membantu anda mengurus risiko yang berkaitan dengan kehilangan maklumat yang boleh menyebabkan komplikasi undang-undang.

Cara menggunakan dasar pengekalan peti mel kongsi dalam Office 365

Untuk menggunakan dasar pengekalan pada peti mel kongsi, anda mesti membuat teg pengekalan dan dasar pengekalan baharu, lampirkan teg pada dasar itu dan kemudian gunakan dasar itu pada peti mel kongsi.

jurnal

Itulah cara anda boleh gunakan dasar pengekalan peti mel kongsi dalam Office 365 :

1. Log masuk ke EAC.
2. Buat teg pengekalan peribadi.
3. Buat dasar pengekalan baharu.
4. Lampirkan tag peribadi pada dasar pengekalan.
5. Gunakan dasar pengekalan pada peti mel kongsi.

Mari kita lihat ini secara terperinci.

1] Log masuk ke EAC

Log masuk ke EAC (https://outlook.office365.com/ecp) menggunakan bukti kelayakan pentadbir anda.

cara menggunakan permainan xbox di mana sahaja

Petua: Gunakan penyemak imbas anda dalam mod peribadi/inkognito untuk mengakses akaun Pentadbir Exchange anda. Ini akan menghalang penyemak imbas daripada memilih kelayakan semasa anda secara automatik apabila anda menavigasi ke tapak.

2] Cipta Teg Storan Peribadi

Teg pengekalan boleh menjadi salah satu daripada yang berikut tiga jenis :

1. Teg dasar lalai (DPT) - Digunakan secara automatik pada keseluruhan peti mel.
2. Teg dasar pengekalan (RPT) - digunakan secara automatik pada folder lalai (Peti Masuk, Dihantar, dsb.) dan
3. hari kakitangan – Digunakan secara manual oleh pengguna pada item dan folder individu.

Menggunakan teg peribadi, anda boleh membuat pengecualian untuk teg dasar lalai atau teg dasar pengekalan. Sebagai contoh, jika DPT mengatakan untuk memadam semua item selepas 5 tahun, anda boleh membuat pengecualian untuk 'pemberitahuan' yang akan dipadamkan selepas 7 hari menggunakan teg peribadi.

Untuk membuat teg peribadi, ikut arahan ini:

1. Tekan pengurusan pematuhan dalam anak tetingkap kiri panel kawalan Pusat Pentadbiran Exchange.
2. Kemudian klik pada tag simpanan tab di bahagian atas halaman.
3. Anda akan melihat senarai teg pengekalan sedia ada. Tekan pada tambah (+) ikon di bahagian atas senarai ini.
4. pilih digunakan oleh pengguna pada item dan folder (peribadi) dalam senarai juntai bawah yang muncul.
5. Untuk masuk Nama , mengadakan tindakan, dan Jangka hayat untuk tag masuk teg baharu digunakan oleh pengguna pada item dan folder (peribadi) tingkap.
6. Klik pada Simpan butang.

Begitu juga, anda boleh membuat teg tambahan yang akan dilampirkan pada dasar peti mel kongsi anda.

Pemasang nvidia tidak dapat terus tidak sesuai dengan versi tetingkap ini

Baca juga: Apakah perbezaan antara Microsoft Office dan Microsoft 365?

3] Buat dasar pengekalan baharu

1. Pergi ke dasar pengekalan tab yang muncul di bahagian atas halaman Pengurusan Pematuhan. Anda akan melihat senarai dasar sedia ada.
2. Klik pada tambah (+) ikon untuk membuat dasar baharu.
3. Masukkan yang sesuai Nama untuk politik.
4. Lampirkan satu atau lebih teg pada dasar (seperti yang diterangkan dalam bahagian seterusnya).
5. Klik pada Simpan butang.

Baca juga: Pasang Konsol Pengurusan Dasar Kumpulan dalam Windows 11/10. .

4] Lampirkan tag peribadi pada dasar pengekalan.

1. Dalam tetingkap dasar pengekalan, klik tanda tambah (+). Ini akan dibuka pilih tag storan tetingkap yang memaparkan senarai tag yang tersedia.
2. Pilih tag peribadi yang telah anda buat dan klik pada butang Tambah butang.
3. Kemudian klik pada Okey butang.

5] Gunakan dasar pengekalan pada peti mel kongsi.

1. Dalam anak tetingkap kiri akaun pentadbir Exchange anda, klik penerima .
2. Kemudian klik pada umum tab atas. Anda akan melihat senarai yang sedia ada peti mel umum .
3. Klik dua kali dalam peti mel kongsi yang anda ingin gunakan dasar tersebut.
4. Tekan ciri peti mel pada panel kiri.
5. Pilih dasar menggunakan butang Dasar pengekalan jatuh.
6. Klik pada Simpan butang.

Nota:

bar tugas desktop jauh tersembunyi

1. Hanya pentadbir boleh membuat dan menggunakan dasar pengekalan pada peti mel kongsi dalam Office 365.
2. Untuk menggunakan dasar pengekalan kepada mereka, anda mesti mempunyai sekurang-kurangnya 10 MB data dalam peti mel anda.
3. Dasar pengekalan biasanya mengambil masa 7 hari untuk berkuat kuasa.
4. Anda boleh membuat satu atau lebih teg pengekalan, tetapi hanya satu dasar pengekalan boleh digunakan pada peti mel pada satu masa. Oleh itu, kaitkan semua teg yang anda mahu gunakan pada peti mel dengan dasar pengekalan tunggal.

Bolehkah kita menggunakan dasar pengekalan pada peti mel kongsi?

ya. Anda boleh menggunakan dasar pengekalan pada peti mel kongsi menggunakan ciri peti mel pilihan. Ia boleh didapati dengan mengklik dua kali peti mel kongsi di bawah umum tab masuk penerima bahagian EAC. Perlu diingat bahawa hanya satu dasar boleh digunakan pada peti mel pada satu masa. Jadi, anda perlu mengaitkan semua teg yang diperlukan dengan satu dasar yang akan anda gunakan pada peti mel.

Bagaimanakah cara menukar dasar pengekalan lalai dalam Office 365?

Bagaimanakah cara saya menggunakan dasar pengekalan pada peti mel Office 365?

Anda boleh menggunakan dasar pengekalan pada satu atau lebih peti mel dalam Office 365. menggunakan EAC . Untuk menggunakan dasar pengekalan pada peti mel tunggal, pergi ke Penerima > Peti mel . Kemudian pilih peti mel yang dikehendaki dan klik butang edit ikon atas. Tekan Peti surat Keanehan dibiarkan. Pilih dasar pengekalan daripada senarai lungsur turun dan klik Simpan butang. Untuk menggunakan dasar pengekalan pada berbilang peti mel, pilih berbilang peti mel menggunakan Beralih atau Ctrl kunci. Kemudian pilih Pilihan Lanjutan > Dasar Pengekalan > Muat semula . Kemudian pilih dasar yang diingini dalam Pukal Berikan Polisi Pengekalan dan klik pada Simpan butang.